Sponsrade länkar
► BOQ Ekonomisystem, en av marknadens mest kompletta ekonomisystem med redovisning, lön, fakturering, budget mm och gratis support www.boq.se
► Stexar Resor & Tid, kraftfullt reseräknings och tid redovisningssystem, passar de flesta företagen, anpassningsbart. www.stexar.se
► Vill du ha hjälp med ett konsultuppdrag litet eller stort? Fråga om offert från ett företag med många års erfarenhet. www.stexar.se
Vi utvecklar Office mallar som effektiviserar erat arbete!
Tips och råd
  |
Länkar
Användandet av länkar skapar nog mest problem. Stressade ekonomer använder oftast länkar mellan olika XL fil. Förr eller senare så blir det alltid problem. Det är inte ovanligt med ett tiotal olika länkar i en XL fil och det räcker med att en länk försvinner så blir det problem. Dessutom så får man den där tråkiga frågan om länken skall uppdateras eller ej, varje gång filen öppnas. Vad är alternativet till länkar? Om man inte använder VBA så kan man använda funktionen konsolidera. Fungerar alldeles utmärkt och man har alltid kontroll på länkarna. Konsolidera funktionen ställer dock ett krav på att områdena som skall konsolideras skall vara lika stora.
='C:\windows\TEMP\[Kontorsmaterial.xls]Kontorsmaterial'!$K$26*-1
Hur lätt är det att härleda ovanstående länk?
Absoluta referenser
Absoluta länkar bör undvikas, skapar bara stelbenta kalkyler som inte kan underhållas. Använd alltid relativa referenser, m a o aldrig några dollar tecken i formlerna.
Formler
Vissa XL utvecklare tror att man kan lösa allt genom formler, tyvärr är det inte så. Sju, åtta if satser i en formel är inte ovanligt och i nästa cell så kan det vara sju, åtta if satser till som länkar till den föregående cellen. Efter ett tag så tappar man kontrollen över kalkylen. Använd formler med måtta, allt går som sagt inte att lösa med hjälp av formler. Prova hellre med andra metoder som XL erbjuder t ex pivot tabeller och konsolidera funktionen.
Makroinspelningar för affärskritiska applikationer
Undvik allt för stora makroinspelningar för affärskritiska tillämpningar. Det är nästan omöjligt att underhålla för andra som skall ta vid. Det blir ingen struktur och en massa skräpkod som gör att applikationen blir extremt långsamt.
Skillnaden mellan text och tal
Det är många XL användare som inte förstår skillnaden mellan text och tal. Ett tal kan beräknas men det kan däremot inte en textsträng. Ibland kan man få in ett text format i någon cell. Förslagsvis kan man alltid se till att felkontrollen under Verktyg-Alternativ alltid är aktiv. Ett annat sätt är att använda funktionen Verifiering under Data menyn. Där kan man skapa ett regelverk för olika indata, text, tal, datum mm.
Minimera filens storlek
XL´s arbetsböcker har alltid en förmåga att växa i storlek. Utan att man egentligen gör någonting. Det kan bero på att man har registrerat uppgifter långt ner på kalkylbladet som man i för sig kan ha tagit bort. XL tolkar det dock som om du hade använt hela området ändå. Gör följande för att komprimera dina XL filer.
1. Välj kommando Redigera, Gå till från XL menyn.
2. Klicka på Special ikonen. Markera Sista cell och klicka på Ok.
3. Finns det tomma celler mellan aktiv cell och där du har registrerat in uppgifter så måste dessa tomma celler tas bort via kommando Redigera, Ta bort.
4. Välj därefter kommandot Arkiv, Spara som.
5. Klicka på Ok tangenten för att spara arbetsboken med samma namn.
6.Klicka på Ersätt när frågan kommer upp om du vill ersätta befintlig arbetsbok.
Öppna en fil med makro
Under menyn Verktyg, Makro, Säkerhet, kan man ställa in om en dialog ruta skall komma fram när en XL fil öppnas med makro. Inställningen skall i så fall vara inställd på Hög säkerhetsnivå. Då kan man välja att öppna filen med eller utan makro. Arbetar man med mycket makro inom ett företag så kan det ibland vara lite irriterande med frågan om filen skall öppnas med eller utan makro. Ställ i så fall om säkerhetsinställningen till Låg. Glöm inte att ställa om till hög säkerhetsnivå när du får en XL fil utifrån.
Inga mellanslag när du döper om kalkylbladen
Brukar du namnge dina kalkylblad med egna namn. Undvik i så fall mellanslag. Skriv hellre "MinBudget" i stället för "Min budget". XL tolkar det senare som en extern referens vilket kan medföra längre svarstider och eventuella referensproblem.
Systemförvaltning för utvecklare
Grunden till ordning och reda är alltid en bra systemförvaltning. Utse en ägare till modellen Allting som utvecklas måste underhållas. Det är alltid någonting som behöver förändras/justeras beroende på ändrade förutsättningar. Vem vill vara ansvarig för den ekonomiska rapporteringen som bygger på felaktigt byggda XL applikationer?
- Utse därför en ägare till varje XL applikation. Som ansvarar för det fortsatta utvecklandet.
- Publicera mallarna på ett intranät eller på servern Publicera alla godkända mallar på erat intranät eller på servern. Där användarna kan hämta en felfri mall. På vissa företag får den enskilde ekonomen inte utveckla några större egna applikationer. Det är bara de publicerade mallarna som får användas. Lite hårt kanske men effektivt. Handledning för användarna
- Det måste finnas någon form av handledning för användarna. Antingen på ett blad i själva XL filen (= arbetsboken). Eller allra helst som ett separat ordbehandlingsdokument, för att minimera XL filens storlek.
- Förutom en handledning för användarna så måste det också finnas en systembeskrivning som talar om hur modellen fungerar. Annars blir det jobbigt för nästa ägare, med onödig tidsåtgång som följd.
Inställningar - standardkatalog
Under menyn Verktyg, Alternativ, Allmänt kan användaren ställa in olika inställningar. En inställning som ibland skapar förvirring för användaren är den om standardkatalog. Oftast är det bästa att ta bort uppgiften om vilken katalog (bibliotek) som skall användas. Användarna tappar orienteringen var de befinner sig eftersom sökvägen ändras till standardkatalogen vid olika XL kommandon, t ex vid uppstart av XL.
Inställningar - manuell/automatisk beräkning
En annan inställning som kan ibland skapa problem är den om beräkningssätt under menyn Verktyg, Alternativ, Allmänt. Beräkningssättet bör alltid vara automatisk såvida man inte har t ex en mycket stor arbetsbok med massor av formler. Det viktiga är dock att man alltid återställer till automatisk beräkning. Konsekvensen vid manuell beräkning är att din kalkyl, budget eller vad det kan vara inte beräknas när du registrerar dina nya uppgifter. Med andra ord en katastrof för vilken ekonom som helst.
Undvik drag & drop (dra och släpp funktionen)
Drag & drop kan orsaka problem/fel om det finns celler som hämtar uppgifter från de celler som du flyttar, det blir referensfel.
Landsinställningar / engelsk version
Olika landsinställningar och engelsk version av XL kan generera en hel del bekymmer både för kalkylbladsfunktionerna och ev. makron. Det är framför allt datum format och decimaltecken som skapar problem. Eftersom XL har så kallade kvalificerade gissningar, om vad användaren vill registrera i olika sammanhang. Det kan bli hur tokigt som helst. Kontrollera därför vilken landsinställningar och om det är engelsk/svensk version av XL som används. Testning av dina framtagna applikationer måste ske i respektive miljö. Jag hade en kund lyckades med att få tid format genom att registrera “,” komma som decimaltecken. Vilket innebar att XL inte summerade talen som registrerades. Jag har inte helt kunnat rekonstruerat hur det gick till men kunden hade engelsk landsinställning och troligtvis något egen version av decimaltecken och tidformat.