Sponsrade länkar

 

 

 

BOQ Ekonomisystem, en av marknadens mest kompletta ekonomisystem med redovisning, lön, fakturering, budget mm och gratis support! Tel. 0921-558 40

 

XL applikationsutveckling och  utbildning! Tel 018 - 12 35 40

- Office mallar - Vi utvecklar mallar som effektiviserar ditt arbete!

 

 

E-learning

Inledning

E-learnings material är lite annorlunda gentemot traditionellt utbildningsmaterial. Tanken är att man skall läsa igenom texten och därefter skapa egna övningar som passar den egna verksamheten. Alternativt så kan utbildningsmaterialet användas som ett uppslagsverk. Utbildningsmaterialet är anpassat till XL 2000 - 2003 svenska versionen för Windows i första hand men det förekommer bilder även från XL 2007. Formler anges inom citationstecken. Denna sida kommer att uppdateras kontinuerligt beroende på de frågor som kommer till sajten.

Allmänt om XL

XL är ett program som har utvecklats under många år och är därför ganska komplext. Verktygsfälten/menyerna som finns högst upp kan tas fram eller döljas som man önskar. Ställ markören över menytexten så kommer det en kortfattad beskrivning fram.

Antalet kalkylblad som finns i en arbetsbok kan utökas efter eget behov. Hjälpfunktionerna som finns i XL är mycket omfattande och användbara.

Ångra funktionen finns under menyn Redigera eller i verktygsfältet.

En uppgift inom XL kan lösas på många olika sätt, t ex för att kopiera kan man välja. Via meny, via snabbkommando CTRL + C, genom att högerklicka med musen eller genom att klicka på ALT tangenten för att komma till menyn och därefter välja olika bokstavs kommandon. Vilket alternativ man väljer det är en smaksak men snabbkommandona går oftast fortast. Försök mao att lära dig de vanligaste snabbkommandon, se sidan "Snabbkommandon" som finns under "Tips och Råd."

Redigering

Skapa formler

Alla formler i XL börjar med ett likhetstecken =.

Addera ett tal genom att ange ett plustecken +, t ex "=B3+B6"

Subtraktion anges med ett - tecken , t ex "=B3-B6"

Multiplicera med ett stjärntecken *, t ex "=B9*B13".

Dividera genom tecknet /, t ex "=B6/B8".

Division genom noll anses som ett fel i XL världen. Om det är så att cell B6 kan innehålla nollvärde. Skriv formeln på följande sätt "=OM(B6=0;"";(B6/B8))" i stället.

- Klickmetoden -

Enklaste metoden är att ange cellreferenserna genom att första skriva in likhetstecknet och därefter klicka i cellen som tas med i beräkningen, lägg till tecknet för t ex addition "+" och klicka i nästa cell som skall tas med.

- Parenteser -

I bland behöver man separera olika cellreferenser i sådana fall används parenteser, t ex "=B11-(B6/B8)".

- Stäng cellen -

Stäng cellen genom att trycka på ENTER tangenten eller klicka på den gröna bocken som finns till vänster om cellen i formelfältet.

Ändra en formel eller text

"Öppna" cellen som skall ändras genom att klicka i cellen med musen. Markera med markören det som skall ändras och skriv in den nya cellreferensen eller texten.

Absoluta - relativa referenser

"Öppna" cellen som skall ändras genom att klicka i cellen med musen. Markera cellen som du vill göra om till en absolut referens, tryck på tangenten F4. Nu skall du ha dollartecken i formeln. Vill du ta bort den absoluta referensen, markera cellen och tryck på F4 tills dollartecknen är borta. OBS! Undvik absoluta referenser så mycket som möjligt, skapar bara problem lite längre fram.

Dölj - ta fram kolumner och rader

Markera raden/raderna alternativ kolumnen/kolumnerna som du vill gömma. Välj från menyn Format - Rad - Dölj eller Format - Kolumn - Dölj.

Ta fram rader/kolumner genom att markera raderna/kolumnerna före och efter välj därefter kommat Format - Rad - Ta fram eller Format - Kolumn - Ta fram.

Kopiera formler eller text

"Öppna" cellen som skall kopieras genom att klicka i cellen.  Markera formlerna eller texten som du vill kopiera. Kopiera genom kommandot Redigera - Kopiera.

Markera cellen där du vill ha formeln eller texten.

Välj kommandot Redigera - Klistra in special - Formler eller Värden om det är text.

Låsa celler eller cellområden

Markera raden/raderna alternativ kolumnen/kolumnerna som du vill låsa. Välj från menyn Format - Celler - Skydd. Se till att "Låst" ikonen är ifylld, klicka på OK ikonen.

Vill du ta bort en låsning, gör som ovan fast se till att "Låst" ikonen inte är ifylld.

Skydda kalkylbladet

Skydda alltid dina kalkylbladsfunktioner via menyn Verktyg - Skydd - Skydda blad och klicka på ENTER tangenten (OK) utan att skriva in något lösenord. Innan du gör det så markerar du de celler som skall skyddas och välj menyn Format - Celler - Skydd och markerar att cellerna skall vara låsta. När användarna skall fylla i sina uppgifter så kan de enkelt flytta till nästa cell som skall registreras (= olåst cell) via "tabb" tangenten. Skyddar du dina kalkylblad med lösenord så kan det sluta med att du till sist glömmer lösenordet och kan inte ändra kalkylbladet.

Dela fönstret och lås rubriker

Ofta ser man att många användare glömmer bort den enkla inställningen med att låsa rubriker. Därigenom syns alltid rubrikerna även om man "skrollar" långt ner på kalkylbladet. 1. Markera bara den cell där du vill ha att låsningen skall vara t ex cell B2 om rad ett (1) och kolumn A alltid skall visas. 2. Välj kommando Fönster, Lås Fönsterrutor. - Snabbkommandon. Alternativt, dra i ikonerna enligt nedan.

Ändra namn på ett kalkylblad

Dubbelklicka på kalkylbladsfliken, skriv in det nya namnet och tryck på ENTER tangenten.

Gruppredigering

I bland är det praktiskt med gruppredigering, t ex vid utskrift av vissa kalkylblad. Markera kalkylblads fliken som skall ingå i gruppredigeringen samtidigt som du håller ner ALTGR knappen.

Ta bort gruppmarkeringen genom att klicka på en kalkylbladsflik som inte ingår i gruppmarkeringe utan att hålla ner ALTGR knappen.

Formatering och utskrifter

Ändra på typsnitt och storlek

Markera cellen/cellerna som du vill förändra. Välj från menyn Format - Celler - Tecken. Alternativt kan man bara klicka i menyn för teckensnitt och storlek.

Ändra färg och bakgrund i en cell

Markera cellen/cellerna som du vill förändra. Välj från menyn Format - Celler - Tecken. Klicka i ikonen för färg, välj din färg och tryck därefter på ENTER tangenten. Bakgrunds färgen ändras genom att klicka på Mönster fliken i stället för Tecken.

Tal - text

Ett tal kan beräknas och en text kan naturligtvis inte beräknas, men vad som räknas som tal och text är inte alltid så lätt. Tal som importeras till XL tolkas många gånger som en text. Funktionen "Ärtal" är mycket användbar i sådana här tillfällen, för att konvertera ett tal som tolkas som en text kan man multiplicera "talet" med 1 t ex "=A6*1".

Ett datum är tal som har konverteras till ett speciellt format, 1:a jan 2008 är lika med talet 39448. Ibland blir det lite fel med datum format eftersom XL gissar vad användarna har tänkt sig i olika situationer. Skulle XL gissa fel, sätt in ett ' före så tolkar XL "talet" som en text.

Utskriftshantering

Under rubrik Arkiv - Utskriftsformat kan man välja olika utskrifts alternativ. Under fliken Blad finns det många användbara inställningar.

Funktionerna OM och LETARAD

De viktigaste funktionerna som man absolut måste kunna är OM och LETARAD. Kan man det så kommer man ganska långt. Med Om funktionen bestämmer man olika villkor.

T ex "=OM(D24=0;;D18/(D24-D23))" ett enkelt villkor, om cell D24 är lika med noll gör ingenting.

Det går också att bygga på om satsen med flera villkor. T ex "=OM(OCH(B3>50130;B3<50140);-Semesterreserv*E3*25;)" där vi har lagt in villkor OCH tillsammans med OM. Dessutom så har vi lagt in ett namn för en cell som bättre skall beskriva vad en cell innehåller "Semesterreserv".

OM funktionen kan också användas tillsammans med SUMMA. T ex "=SUMMA.OM(Avd3!B:B;"10";Avd3!F:F)". Villkoret är att det skall stå "10" i kolumn B för att vi ska göra summeringen.

Om kan även skrivas enligt följande "=OM(ÄRFEL(F21/(F24-F23));;F21/(F24-F23))", skall läsas som, dividera cell F21 med summan av cell F24 minus F23. Blir det fel så gör ingenting.

Om det är flera villkor så kan det se ut så här. "=OM(C25=0;"";OM(D25=0;"";C25*G25))".

Om villkoret inte uppfylls eller att det saknas något så kan man skriva så här. "=OM(Knamn=0;"";OM(ÄRSAKNAD(LETARAD(Knamn;Kunder;7;FALSKT()));"Bet.villkor saknas i Databasen";LETARAD(Knamn;Kunder;7;FALSKT())))" . Informationen som skall visas måste skrivas inom citationstecken.

Den enklaste formen av LETARAD kan skrivas enligt följande. "=LETARAD(D181;Konton!$A$6:$B$102;2)". Vi letar i blad Konton i kolumn två d v s i kolumn B, i intervallet cell 6 till 102. Eftersom det står en tvåa efter cellintervallet, villkoret står i cell D181. Tecknet ! anger att det är en kalkylbladsreferens före det tecknet, kalkylbladet heter således "Konton".

Ibland behövs två LETARAD funktioner för att det fungera bra.

T ex " =OM(E30=0;"";OM(ÄRSAKNAD(LETARAD(E30;Artiklar;3;FALSKT()));"";LETARAD(E30;Artiklar;3;FALSKT())))". Namnet "Artiklar" är ett definierat namn som innehåller ett artikelregister, i det här fallet skall funktionen leta i kolumn 3.

Definiera namn

Under rubrik Infoga - Namn - Definiera kan du skapa namn baserade på en cell eller cell område. Ännu enklare blir det om du klickar på Namnrutan som finns i menyn. Namnen skall beskriva innehållet, t ex "Skatt", "Reserver".

Diagram

Börja alltid med diagramguiden. Markera området som skall ligga till grund för diagrammet. Klicka därefter på ikonen för Diagramguiden. Följ därefter stegen i diagramguiden. Tänk bara på att hur du vill visa uppgifterna innan du trycker på ikonen för Diagramguiden. OBS! XL vill alltid att första cell i området skall vara tomt.

Arbetsbokshantering

- Sammanställ uppgifter från flera kalkylblad -

Är det enstaka celler så är det bara att använda klick metoden. Börja med ett likhetstecken, klicka därefter på kalkylbladsfliken och därefter i den cell som tas med i beräkningen.

 Är det ett område som skall t ex summeras, börja i så fall med likhetstecknet och därefter formeln för summera, klicka på den kalkylbladsflik som skall summeras, därefter området/kolumn/celler.

Listor

Under rubrik Data - Autofilter kan man filtrera fram olika alternativ som finns inom ett sammanhängande område. Markera rubrikerna och välj kommandot. Mycket användbart om det inte är för stora områden, i så fall får man använda sig av pivottabeller.

Dataverifiering

Under menyn Data - Verifiering finns funktionen för att kunna validera indata som registreras. Man kan t ex sätta ett villkor att det bara får registreras värden över noll. Skulle någon registrera ett negativt tal så kommer ett meddelande fram som ber användaren registrera ett giltigt värde. Mycket praktiskt funktionen kan även kopplas till olika listor. T ex listor på anställda i företaget.

Villkorsstyrd formatering

Under menyn Format - Villkorsstyrd formatering finns funktionen för att kunna visa resultaten i olika färger. T ex om summan av en kolumn blir negativt visas färgen röd. Mycket användbar funktion för att kontrollera resultatet i en cell eller cellområde.

Konsolidering

Under menyn Data - Konsolidera finns funktionen för att kunna summa valfritt antal arbetsböcker (= XLfiler) till en total summa. Kravet är  dock att områdena som skall summeras måste se likadan ut. Mycket bra alternativ till länkning som oftast bara genererar en massa problem efter ett tag.

Pivottabeller

Under menyn Data - Pivotrapport och pivotdiagram finns ett extremt bra verktyg om man vill sammanställa och visa samtidigt som man vill kunna vrida / ändra uppställningen. Det är bara att markera området som skall ligga till grund för din pivotrapport och sedan kommer pivotguiden och hjälpa dig. Speciellt intressant för ekonomer som vill sammanställa en större mängd data till en snygg presentation.

Målsökning och scenariehanteraren

Målsökningsfunktionen och Scenariohanteraren är två suveräna funktioner för ekonomer och andra som vill simulera fram olika scenarier. Man kan få fram t ex hur mycket måste det egna kapitalet öka för att vi skall få en soliditet på 30%. I målsökningsfunktionen kan man bara ange ett alternativ men i Scenariohanteraren kan man hantera flera olika alternativ.

Tänk på följande

- Manuell eller automatisk beräkning -

Vilken inställning har du under meny Verktyg - Alternativ - Beräkning. Om det är manuell beräkning så kommer det inte att ske några nya beräkningar, oavsett hur du förändrar värdena.

- Felkontroll -

Under rubrik Verktyg finns det någonting som heter Felkontroll. Inställningar på hur felkontrollen skall ske finns under meny Verktyg - Alternativ - Felkontroll.

 - Formelgranskning -

Under menyn Verktyg finns även Formelgranskning. Det är mycket viktigt att man arbetar fram rutiner för formelgranskning innan XL applikationerna används.

- XLs hjälpfunktioner -

All information om hur XL fungerar finns under menyn Hjälp. Lägg ner några timmar på hur det är upplagt så kommer det att bli betydligt lättare när du arbetar med dina XL applikationer. 

Övningar

Här nedan presenteras ett antal XL övningar som ni kan arbeta med på lediga stunder. Det förutsätts att man skapar sina egna exempelfiler. Bilderna är från XL 2007 men fungerar i princip även för äldre versioner av XL.

Grundläggande XL övningar

Gå till början på kalkylbladet

Många gånger så vill man komma tillbaka till toppen på XL bladet.

Övning: Tryck på CTRL och HOME för att komma till cell A1. CTRL tangenten kan tryckas ned innan HOME tangenten.

 

Gå till slutet på ett område

Det är ganska praktiskt att använda pilarna för att navigera runt på kalkylbladet. 

Använd CTRL tangenten tillsammans med pilen upp, ned, vänster och höger för att navigera runt om inom nedanstående område. Markera först en cell inom området innan du börjar. Om du startar i en tom cell så markeras första ifyllda cellen.

500	200	300	400	500	600
400	200	400	150	180	190
120	130	140	15	160	170
180	190	120	110	140	190
100	40	50	60	170	80

.

Markera ett område så att det passar skärmen

Många gånger är det att markera ett område så att hela området syns på skärmen.

Övning: Markera första cellen och dra vertikalt ner till andra hörnet för att markera hela området.

Övning: Markera första cellen, håll ner SHIFT tangenten och klicka i cellen längst ner till höger för att markera hela området.

Ibland får inte området plats på skärmen då kan man markera med hjälp av END knappen.

Övning: Markera första cellen, håll ner SHIFT tangenten samtidigt med END knappen och klicka i cellen längst ner till höger för att markera hela området.

500	200	300	400	500	600
400	200	400	150	180	190
120	130	140	15	160	170
180	190	120	110	140	190
100	40	50	60	170	80

Markera flera områden

Ibland vill man markera flera områden.

Övning: Markera första cellen, håll ner CTRL tangenten och dra vertikalt ner till andra hörnet för att markera hela första området. Alternativt kan man hålla ner SHIFT + CTRL samtidigt som man trycker på *. Fortsätt att hålla CTRL tangenten markera nästa område på samma sätt.

500	200		400	500	600
400	200		150	180	190
120	130		15	160	170
180	190		110	140	190
100	40		60	170	80

Kopiera och klistra in

Det finns många sätt att kopiera och klistra in men den snabbaste varianten är den med snabbkommandon.

Övning: Markera första cellen, håll ner CTRL tangenten och dra vertikalt ner till andra hörnet för att markera hela området. Välj kommandot CTRL + C och markera en ny cell i ett annat område. Välj kommandot CTRL + V.

Observera att man får med formatet och eventuella formler genom kommandot CTRL + V.  Vill man enbart ha med värden så måste man använda kommandot Klistra in special - värden. Då får man med värden och ingenting annat. Ett alternativ till kommandot CTRL + V är att enbart trycka på ENTER tangenten.

500	200
400	200
120	130
180	190
100	40

 

Klipp ut och klistra in

Många gånger vill man flytta ett område och då är det kommandot klipp ut och klistra in som gäller.

Övning: Markera första cellen, håll ner SHIFT + CTRL samtidigt som man trycker på * för att markera hela området. Välj kommandot CTRL + X för att klippa ut området och markera en ny cell i ett annat område. Välj kommandot CTRL + V eller tryck bara på ENTER tangenten för att klistra in området.

500	200
400	200
120	130
180	190
100	40

Infoga, ta bort rader och kolumner

Infoga och ta bort rader eller kolumner i ett befintligt område är en vanlig uppgift i XL. Vill man infoga rader eller kolumner inom ett område där det finns summeringar då är det viktigt att kontrollera att summeringarna hänger med .

Övning: Infoga två nya rader i nedanstående uppställning för Feb och Mars.    

Markera första radnumret där du vill infoga raden och skrolla neråt till det antal rader du vill infoga. Högerklicka med musen välj kommandot Infoga.

Infoga kolumner fungerar på samma sätt, markera i rubriken för de antal kolumner som du vill infoga. Vill du ta bort kolumner eller rader så är det också på samma sätt som infoga.

	A	B	C	D	E	F
1	Jan	200	400	150	180	190
2	April	130	140	15	160	170
3	Maj	190	120	110	140	190
4	Juni	40	50	60	170	80